Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Principalul mod de a identifica o factura este prin intermediul seriei si numarului acesteia. Orice soft de facturare are alocate aceste campuri si in general verifica daca informatia introdusa este unica, raportand mesaj de eroare daca datele sunt duplicate. Aceasta facilitate ajuta la evitarea dublarii introducerii facturilor in contabilitate.
In cadrul unui sistem de control intern, acest punct este un reper important fiindca previne efectuarea din greseala a unor plati duble catre furnizori.
In cazul furnizorilor recurenti acest lucru nu este o problema atat de mare, deoarece o plata dubla la o anumita factura se poate compensa cu o factura urmatoare. Problema apare insa la furnizorii de la care se fac achizitii unice sau mai putine ca numar.
Ce se intampla daca primim o factura fara serie si numar, din omisiunea furnizorului?
Un furnizor poate omite sa treaca seria si numarul pe factura trimisa daca le intocmeste manual (scrise de mana, in word, excel, etc). Ca sa eviti orice astfel de situatii care ar crea dificultati partenerilor tai de afaceri este bine sa utilizezi o aplicatie de facturare care sa te reprezinte profesionist.
O solutie este stabilirea prin procedurile interne ale entitatii a unei modalitati prin care sa se efectueze numerorarea acestor facturi. De exemplu, se poate crea o serie speciala pe care sa se introduca aceste facturi in gestiune, si care sa permita identificarea lor ulterioara.
Prin introducerea unei serii speciale, cunoscute de toti angajatii, se poate evita riscul ca astfel de facturi sa fie introduse in softul de gestiune de mai multe ori.
Un lucru bine de tinut minte este sa nu utilizezi zero-uri la inceputul numerotarii fiindca acest lucru creste riscul de eroare (ex. 0000231 se poate usor confunda cu 00231).
Unele firme mari, care nu au un sistem de verficare bine pus la punct,dar au multe achizitii, isi asuma riscul de a nu verifica unicitatea facturilor, fiindca verificarea ar fi prea costisitoare.
Ce trebuie sa stii legat de inserierea si numerotarea facturilor daca utilizezi Smart Bill?
- Poti sa iti definesti cate serii doresti pentru facturile de vanzare pe care le emiti prin meniul Configurare -> Emitere documente ->Serii documente.
- Dupa definirea unei serii se poate genera automat Decizia de inseriere, astfel ca nu va mai trebui sa aloci timp sa pregatesti si astfel de documente in word, sa le listezi si apoi sa le arhivezi. In plus, exista riscul ca presat de timp, sa uiti sa le mai intocmesti ramand astfel descoperit pe aceasta tema.
- Poti sa alegi o serie care sa fie cea implicita, de regula aceasta fiind seria pe care o utilizezi cel mai des.
- Poti sa iti definesti seria si primul numar, de la care sa inceapa numerotarea;
- Pe de alta parte, atunci cand introduci o nota de receptie in gestiune, in Smart Bill esti avertizat daca numarul introdus mai exista odata.
Acest lucru elimina multa munca manuala, de verificare a facturilor dublate pe fiecare furnizor.
Este important doar sa fii atent la introducerea corecta a datelor de pe factura in sistem.
